Como anda o controle de estoque de sua empresa? Você sabe do impacto que ele causa em sua operação? Hoje, o CEO da Connectuse aponta como atuar dentro das melhores práticas dentro deste processo.

Em nossos contatos com empresários, frequentemente descobrimos que alguns deles não tem nenhum rigor no controle dos produtos que compram e estocam para serem revendidos, utilizados como matérias primas ou para consumo próprio.

Normalmente esses empresários não percebem (ou não querem perceber) que esses produtos, independente do estágio em que sejam armazenados, significam “dinheiro” e que somente estão guardados em outros “caixas”, e portanto devem ser tratados como reservas que a empresa tem, da mesma forma que o dinheiro guardado no cofre ou no banco.

Embora, em muitas casos, o valor total de tudo que está armazenado nos estoques seja muito maior do que o valor total do dinheiro existente no caixa e no banco, é muito comum que as práticas utilizadas para o controle efetivo do dinheiro (armazenamento em cofres, conciliações diárias, restrições de acesso, etc.) não sejam também aplicadas no controle dos materiais estocados.

Para que você administre seus estoques com o mesmo rigor que administra seu dinheiro, apresentamos abaixo algumas das melhores práticas utilizadas por empresas de sucesso.

Assuma que estoque é dinheiro

Adote e divulgue em sua empresa a máxima de que “Estoque é Dinheiro” e que é necessário um controle constante e rigoroso dos produtos armazenados.

Normatize os cadastros e as especificações dos produtos

Crie normas e padrões para cadastramento de produtos, buscando identificação inequívoca e sem redundâncias entre cada variação (tamanhos, unidades de medida, embalagens, NCM, Peso, etc.)

Garanta que os Estoques estejam sempre corretos

Registre todas as movimentações ocorridas com os produtos, incluído todas as entradas e todas as saídas, independente do motivo que as gerou (compras, vendas, uso na produção, uso para consumo, perdas, etc.)

Controle a localização de cada estoque de cada produto

Implemente um mapeamento completo dos Locais de Armazenagem (depósitos), de forma que a busca de qualquer produto sejam fácil de localizar e encontrar. Registre todas movimentações de transferência de produtos de um local para outro.

Só compre ou produza o que realmente é necessário

Lembre-se de que qualquer produto estocado, é dinheiro da empresa que foi convertido em outra forma de representação, portanto só compre ou produza o que é possível de ser reconvertido em moeda corrente. Para isso, tenha ferramentas e métodos que permitam o cálculo correto de necessidades de compras ou produção, com base nos parâmetros de demanda histórica ou projetada de cada produto, tais como: médias de consumo, giros de estoques, ponto de pedido, estoque mínimo, etc..

Confira tudo o que entrar no Estoque

Só permita movimentações de entradas nos estoques a partir de conferências dos produtos e quantidades recebidas com Pedidos de Compras ou Ordens de Produção previamente colocados. Para garantir a classificação correta de cada produto e suas variações, implemente processos de Conferência Cega, onde a pessoa que está recebendo, registra (através de digitação ou de leitura de códigos de barras) cada item e quantidade recebida, sem ter conhecimento do que realmente consta nos Pedidos de Compra ou nas Ordens de Produção.

Registre tudo o que foi vendido ou utilizado internamente

Só permita movimentações de saídas nos estoques a partir de efetivação de entregas de itens previamente registrados em Pedidos de Vendas ou Ordens de Produção ou Requisições Internas para Consumo. Para garantir a classificação correta de cada produto e suas variações, implemente processos de Check-out de entregas, através da utilização de Códigos de Barras (originais ou gerados internamente) constantes nas embalagens de cada produto.

Reconcilie constantemente as quantidades em estoque

Da mesma forma que é feito com o dinheiro da empresa que está guardado internamente ou em bancos, implemente reconciliações constantes entre o que está registrado em sistemas de controle e o que efetivamente existe no estoque físico. Para isso, é recomendada a adoção de processos de contagens periódicas (de preferência diária) através do método de Inventário Rotativo, que permite a seleção aleatória de alguns produtos para serem contados em cada dia.

Adote alguma ferramentas para implantação de Gestão de Estoques

Embora seja possível implantar as práticas aqui recomendadas através do uso de planilhas ou outros meios, avalie a adoção de um sistema de Gestão de Estoque que já contenha as funcionalidades que consigam tratar essas práticas de forma mais fácil e segura. Dê preferência para sistema que já tenham uma integração completa entre os diversos processos que movimentem estoques na empresa (Vendas, Compras, Recebimentos, Produção, etc.).

O módulo de Estoques da Connectuse oferece todas as ferramentas necessárias para você controlar seus produtos, movimentações, posições e quantidades. Entre em contato conosco para conhecer.

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